Come riuscire a fare tutto ciò che conta sul lavoro (risparmiando tempo e fatica)

Scritto da Elena Assirelli

lunedì, Apr 19
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Buongiorno e ben ritrovata sulle nostre pagine.

Ho deciso di scrivere questo articolo per ricordare a me stessa – e aiutare te che ti ritrovi nella stessa situazione – come fare ad assegnare le giuste priorità sul lavoro, risparmiare tempo e fatica e ottimizzare alla grande il proprio tempo.

In questo articolo voglio illustrarti in particolare la matrice decisionale di Eisenhower (in inglese The Eisenhower Decision Matrix).

Se ancora non ci conosci, però, vorremmo prima presentarci: siamo Elena e Isabella. Se vuoi scoprire più su di noi, leggi la nostra storia.
Il nostro blog si chiama “Il tuo why” proprio per aiutarti a restare focalizzata sul tuo perché: quel perché che ti fa balzare fuori dal letto ogni mattina con l’obiettivo di creare una vita che ami davvero. Crediamo fermamente che nel 2021 si possa creare un lavoro basato sui propri valori e interessi ed abbandonare definitivamente vite da ufficio 9.00-18.00 stressanti e frustranti. Il nostro obiettivo? Aiutarti a cambiare ed eliminare quelle scuse che ti tengono bloccata.

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Adesso che ci siamo presentate, bando alle ciance e torniamo al tema del nostro articolo!

Matrice Decisionale di Eisenhower: cos’è

La Matrice Decisionale di Eisenhower è utile per farci assegnare un ordine di priorità nell’elenco della nostra TO-DO-LIST giornaliera e settimanale.

La Matrice ci verrà in grande aiuto, per riuscire quindi a dare le giuste priorità a tutti i compiti e le cose che hai da fare al lavoro.

Se lavori da casa ti sarai resa conto che anche quando ci sembra di avere tutta la giornata a disposizione, il tempo, letteralmente, vola.

Per questa ragione è realmente utile dividere tutti i compiti e le cose da fare in modo logico e assegnare loro una priorità per capire da dove iniziare.

Ma come?

Innanzitutto facciamo un passo indietro per capire bene di chi parliamo quando parliamo di Eisenhower.

presidente eisenhower

Stiamo parlando del Presidente U.S.A. (anni ’50). Prima di diventare Presidente, è stato generale dell’Esercito americano e Supremo Comandante della NATO. Insomma, se ti stai lamentando che la tua scaletta giornaliera è davvero così densa, pensa a come potesse essere la giornata di quest’uomo.

Ecco allora come sfruttare la sua esperienza e i suoi consigli.

Come utilizzare la Matrice Decisionale di Eisenhower

La Matrice ti permette di differenziare le cose da fare secondo due aspetti non importanti, ma fondamentali:

  • L’urgenza
  • L’importanza

Una delle frasi più famose attribuite a Eisenhower dice:

“Ciò che è importante non è molto spesso urgente e ciò che è urgente non è molto spesso importante.”

La Matrice Decisionale di Eisenhower è un strumento visuale che ti forza a differenziare cosa è davvero importante e cosa è davvero urgente.

Innanzitutto dobbiamo però capire come definire ciò che è urgente e ciò che è importante.

Un compito importante è un compito che promuove i tuoi obiettivi di lungo termine, oppure che conferma e avvalora i tuoi principi.

Un compito urgente è invece qualcosa che richiede attenzione immediata e focalizzata.

Una volta definiti questi due aspetti (urgente e importante), sarai d’accordo con me che qualsiasi compito tu debba svolgere (lavorativo, mansioni familiari e casalinghe, eccetera), si potrà trovare solo in uno di questi 4 sotto-insiemi:

  1. Compito urgente e importante
  2. Compito urgente e non importante
  3. Compito importante e non urgente
  4. Compito non importante e non urgente

Compito urgente e importante

I compiti urgenti e importanti sono quelli che richiedono la tua attenzione immediata e focalizzata. Non solo, una volta eseguiti contribuiscono alla nostra visione di lungo termine e ci permettono di raggiungere i nostri obiettivi e rafforzare i nostri valori e principi.

Queste sono le cose da fare subito (e bene!).

urgenza

Compito urgente ma non importante

I compiti urgenti ma non importanti sono quei compiti che richiedono attenzione perché urgenti. Non sono però “importanti”, in quanto non contribuiscono nel lungo termine al raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Queste sono le cose da delegare. Se non puoi delegarle a una persona fisica, cerca di delegarle in altro modo.

Compito importante ma non urgente

I compiti importanti ma non urgenti sono tutte quelle cose che sono molto importanti per raggiungere i tuoi obiettivi, ma non hanno una reale urgenza.

Quando occupi il tuo tempo per portare a termini questi compiti, stai usando il tuo tempo nel modo corretto, apportando valore nel breve e nel lungo termine della tua vita.

Più tempo trascorri in questo quadrante, più ne trarrai benefici nel futuro 😉

Compito non urgente e non importante

Infine abbiamo i compiti non urgenti e non importanti: tutte quelle cose che puoi tranquillamente evitare di fare.

Cerca di limitare al minimo il tempo che spendi in questo quadrante. Anche se a volte abbiamo, per così dire, bisogno di cazzeggiare, non facciamola diventare una cattiva abitudine. Se, invece, queste sono le cose che ti ricaricano dopo una dura giornata, puoi considerarle, almeno per quella volta, “attività importanti” (in quanto apportano un beneficio).

Come applicare la Matrice Decisionale di Eisenhower alla tua vita

Per capire come utilizzare la Matrice Decisionale di Eisenhower alla tua vita devi innanzitutto capire quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine e quindi cosa è davvero importante per te.

to do list come fare

Insomma, capire qual è il tuo why.

A questo punto dovresti riuscire a poter scomporre il tuo macro-obiettivo in micro-obiettivi. Ne abbiamo parlato nell’articolo su come mai non riesci a raggiungere i tuoi obiettivi.

Arrivate a questo punto, dovrai solo prendere l’abitudine di assegnare ad ogni obiettivo (micro o macro) la nostra Matrice, per capire cosa fare e quando farla.

Conoscevi la Matrice Decisionale di Eisenhower? L’hai mai utilizzata? Lascia un commento qui sotto!

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Elena Assirelli

Elena Assirelli

Digital Marketer e amante della SEO. Da quando ho 11 anni passo gran parte della mia vita davanti allo schermo di un computer. E no, non mi sento nerd, anche se qualche amico sostiene il contrario. Per oltre 15 anni ho giocato a pallavolo, una delle mie grandi passioni. Amo viaggiare e scattare fotografie e in generale mi appassiono di tutto quello che mi fa crescere come persona. E sì, da sempre amo molto il web, per due ragioni fondamentali: perché il web è un luogo dove succedono cose magiche e perché il web è un luogo dove si può diventare liberi.

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