Come ottimizzare lo Smart Working (anche quando hai figli piccoli in casa)

Scritto da Isabella Carfì Dyess

lunedì, Mag 04
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6 Trucchi per essere più produttiva e ottimizzare lo Smart Working – anche quando si hanno dei bambini piccoli in casa

Da quando è scoppiata la pandemia mondiale, milioni di persone si sono ritrovate a dover lavorare da casa in Remote Working o in Smart Working da un giorno all’altro. In contemporanea in molti paesi le scuole sono state chiuse e i figli si sono ritrovati chiusi in casa, passando rispettivamente dalla fase “che bello mamma siamo in vacanza!” a “mamma mi annoio, giochi con me? Ma quando posso tornare a scuola? Quando posso vedere i miei amici? Quando… quando… come… perchè!?” AAAAAAAHHH!!!

Alla fine di questo articolo ti prometto che avrai capito perfettamente come ottimizzare lo smart working (o il remote working), anche se hai figli.

I genitori infatti sono in crisi! Non sanno più come organizzarsi per tenere i figli occupati ed essere produttivi sul lavoro allo stesso tempo. Mio fratello si è rifiutato di lavorare in Smart Working con la seguente frase detta a quattro denti al suo capo: “Se sto a casa non combino niente, quindi vedi tu!”

genitori disperati

Le mamme lavoratrici poi che di natura già tengono in equilibrio decine di birilli, iniziano a tentennare.

Io personalmente adoro lavorare da casa. Lo faccio già da molto tempo e trovo che i vantaggi siano assolutamente maggiori degli svantaggi (se vuoi scoprire quali sono i principali vantaggi e svantaggi del lavoro da casa, ti consiglio di leggere il nostro articolo in cui abbiamo intervistato oltre 100 donne che hanno lavorato da casa durante i primi 6 mesi del 2020). Detto questo però, nessuno mi ha forzata a stare a casa da un giorno all’altro senza darmi il tempo di organizzarmi.

È stata una mia scelta.

Ciò non toglie che con un bimbo piccolo per casa (non l’ho messo all’asilo fino a quando ha compiuto 11 mesi) io non abbia dovuto imparare come ottimizzare lo smart working e di conseguenza la mia produttività. Ora che ho sia lui (che adesso ha 3 anni e mezzo) e due gemelli di 4 mesi questi trucchi che ti andrò ad elencare sono diventati fondamentali per la mia sopravvivenza.

Come tenere occupati i bambini in casa?

Prima di concentrarci su di te, dobbiamo assolutamente tenere i bambini occupati mentre tu lavori. A questo scopo ti consiglio vivamente di leggere il mio precedente articolo su come tenere occupati i bambini in casa mentre lavori, dove ti spiego passo per passo come fare.

Ora veniamo a te mamma, perchè anche quando sei riuscita a tenere i tuoi figli occupati, non è facile adeguarsi al cambiamento ed essere sempre produttiva.

C’è l’alto rischio di cadere nella procrastinazione e demotivazione quando ci si sente sopraffatte da tutto quello che c’è da fare.

Richiede disciplina e organizzazione, ma ce la possiamo fare!

Come ottimizzare lo Smart Working in 6 semplici step

Questi trucchi che ti sto per elencare sembrano facili alla lettura e un po’ meno nella pratica, ma ti assicuro che con un po’ di costanza daranno ottimi risultati e, chissà, magari finirai per appassionartene (cosa che ti auguro perchè io sono una grande sostenitrice dello Smart Working e in generale del lavoro da casa).

Vediamoli insieme.

Crea una routine di lavoro – Step 1

Abbiamo già visto insieme come tenere occupati i bambini mentre lavori da casa: uno dei passi è quello di creare una routine per i tuoi bambini.

Beh, ora devi crearne una anche per te. Questo step che sembra così facile e quasi stupido a dirsi, è in realtà fondamentale per ottimizzare la tua produttività in smart working.

Come creare un routine di lavoro quando lavori da casa?

Ci saranno molti tentativi ed errori per trovare una routine che incastri tutto:

  • il lavoro
  • la casa
  • i figli
  • le commissioni
  • il tempo di qualità in famiglia
  • il tempo per te stessa (sì hai capito bene, devi assolutamente pianificare anche quello)
  • …e chi più ne ha più ne metta

Spesso chi inizia a lavorare da casa (io colpevole in primo grado) cade nell’abitudine di dormire di più la mattina, lavorare in pigiama, tenere la tv accesa in sottofondo che finisce per essere una distrazione, eccetera.

Seguendo invece una routine prestabilita, imposterai fin dall’inizio delle sane abitudini lavorative.

Siediti quindi a tavolino per una mezz’oretta nel weekend per pianificare la tua settimana o 5 minuti ogni sera per pianificare il giorno successivo e resta fedele alla tua tabella di marcia.

creare una routine

Come evitare la procrastinazione quando lavori da casa?

Alcuni consigli utili per evitare la procrastinazione possono essere:

  1. Svegliati ogni giorno alla stessa ora
  2. Preparati come se dovessi uscire
  3. Colazione, pranzo e cena alla stessa ora, ogni giorno
  4. Assicurati che i tuoi bambini siano pronti per la giornata e ricorda loro le regole mentre mamma lavora
  5. Tratta il lavoro come lavoro e non come una vacanza

E ricorda: “fatto, spesso, è meglio di perfetto”. Quando non c’è tempo per la perfezione impara a concludere ciò che stai facendo lo stesso.

Se cerchi ispirazione a questo proposito, leggi Come guarire dal perfezionismo – un elogio del fare

Crea il tuo ufficio in casa – Step 2

All’inizio ti potrebbe venire spontaneo adeguarti a lavorare sul tavolo della cucina o addirittura seduta sul divano. Ti renderai presto conto che le distrazioni in questi spazi della casa sono devastanti. Senza contare che i tuoi figli vorrano scalarti come il Monte Everest (sul serio, ma perchè succede???) o richiamare la tua attenzione pensando che tu sia al computer a giocare al solitario (true story).

È fondamentale quindi crearsi uno spazio in casa che sia adibito solo al lavoro e possibilmente fornito dei migliori accessori per lo smartworking. Pensa come può essere fare una telefonata importante o una videocall mentre i tuoi bambini ti corrono intorno impazziti…

A questo proposito devo fare un’eccezione.

Io ho creato il mio ufficio in casa, ma ora che ho i gemelli di pochi mesi non posso chiudermi in una stanza separata, tranne quando fanno i loro pisolini nella culla e posso usare il baby monitor per tenerli d’occhio. Ma in generale devo poter essere distante abbastanza da lavorare indisturbata, ma a portata di sguardo in caso abbiano bisogno. Quando si tratta di bambini così piccoli le eccezioni ci stanno.

Ciò nonostante, sono riuscita a crearmi uno spazio che riduca il più possibile le distrazioni, sia da parte di mio figlio che tutto il resto, il che mi porta al prossimo punto

Impara a dire di no alle distrazioni – Step 3

Tv spenta, bambini occupati nelle loro attività, faccende domestiche già fatte e cellulare in modalità aereo a meno che non ti serva per lavoro chiaramente. In quel caso silenzia solo le distrazioni da amici, gruppi WhatsApp e quant’altro e tieni attivi solo i numeri ed email di lavoro.

come concentrarsi lavorando da casa

Inizialmente vedrai i piatti nel lavello e penserai che ci metterai solo 5 minuti a lavarli e poi potrai lavorare senza pensarci. Poi ti ricorderai anche che devi fare la lavatrice altrimenti i tuoi figli non hanno mutande pulite. Poi arriverà il messaggio di tua suocera che vuole assolutamente videochattare con il suo nipotino, e il pranzo chi lo prepara??

…La giornata è finita.

È necessario che impari a dire di no a tutte queste cose. Se proprio proprio la tua mente non riesce a staccarsi da quei piatti sporchi, ora sai che dovrai lavarli subito dopo i pasti invece di aspettare, perchè quando devi lavorare sono una distrazione. E via dicendo.

Se ti serve motivazione leggi Come non distrarsi quando si lavora da casa

E la musica?

A me piace tenere un po’ di musica in sottofondo, mi aiuta ad entrare nel ritmo di lavoro e non sentire la sirena del camioncino dei pompieri con il quale mio figlio sta giocando nella stanza affianco. Puoi provare a vedere se funziona anche per te.

Un’impostazione mentale che aiuta è quella di far finta di essere in ufficio e insegnare a tutti quelli che ti cercano che è come se tu fossi in ufficio e non puoi rispondere.

Se tua suocera ti martella di chiamate silenziala e poi per prima cosa quando hai finito di lavorare la richiami e le dici chiaramente che eri a lavoro.

Dai la priorità alle mansioni importanti – Step 4

Un modo per sentirsi continuamente produttive quando si lavora in smart working è quello di dividere le proprie mansioni di lavoro in 3 categorie:

  1. Mansioni che vanno assolutamente fatte in giornata altrimenti il mondo smette di girare
  2. Mansioni che possono aspettare un paio d’ore
  3. Mansioni che vanno fatte entro la settimana ma non necessariamente oggi

Per qualche strana ragione il nostro cervello è sempre attratto dalle cose meno importanti e quelle importanti invece finiscono in fondo alla lista costringendoti a lavorare dopo l’orario d’ufficio o facendoti sentire l’ansia di non aver fatto quella determinata cosa che era importante.

Mai andare a dormire o passare il tempo in famiglia pensando a cosa avresti dovuto fare.

Impara a riconoscere quali sono le ore in cui sei naturalmente più attiva e dedica quel tempo alle mansioni importanti. Eliminare per primi gli obblighi più pressanti ti farà sentire come se avessi già fatto il grosso del lavoro e ti darà ulteriore motivazione a finire anche le altre mansioni (che in confronto sono una bazzecola).

È un modo molto semplice per sentirti soddisfatta di te e aver spaccato a lavoro 🙂

Inoltre puoi inserire le mansioni più semplici o meno importanti in momenti in cui sai di avere meno tempo a disposizione, o perchè no, in multitasking con altre cose.

Ad esempio:

  • Ascoltare i messaggi vocali o guardare video presentazioni possono essere fatte mentre pieghi il bucato
  • Leggere e rispondere ad email non urgenti, mentre allatti o pompi il latte
  • Richiamare il collega mentre lavi i piatti

E via dicendo. Questi sono esempi a caso chiaramente, saprai meglio tu quali sono quelli più adatti alla tua situazione.

Prenditi le tue pause – Step 5

Se gli impiegati hanno diritto alle loro pause in ufficio non vedo perchè non dovresti fare altrettanto a lavoro.

Il cervello umano è mediamente capace di restare concentrato in full immersion per circa 45 minuti, 1 ora al massimo e poi ha bisogno di staccare per tornare a essere nuovamente produttivo.

Più ti eserciti e più a lungo riuscirai a restare concentrata, ma diciamo che questa è la media di tempo nella maggior parte delle persone.

Se poi sai di avere necessità particolari come ad esempio nel mio caso con i gemelli di pochi mesi, organizza i blocchi di lavoro in base alla loro routine.

Ma non stra-fare e prenditi le tue pause in modo da tenere sempre alta la concentrazione e ottimizzare lo smart working al massimo.

diventare piu produttivi

Usa il weekend per rilassarti e stare in famiglia (e non per recuperare le cose non fatte) – Step 6

Quando hai i giorni liberi, cerca di non usarli tutti per fare le faccende di casa o recuperare le mansioni di lavoro che non sei riuscita a portare a termine.

Sposta quelle mansioni nel successivo giorno di lavoro, magari cambiandone la priorità e per le faccende di casa cerca di restare al passo durante la settimana nei buchi di tempo libero, per quanto possibile.

In caso contrario rischi di non riposare mai e di mettere da parte il necessario tempo di qualità con la tua famiglia. Le faccende e commissioni di casa sono infatti un lavoro a tutti gli effetti.

Prima di tutto spartiscile con chi ti può aiutare in famiglia o usa la tecnologia.

Il tuo compagno può andare a fare la spesa e se hai figli nell’età giusta, puoi iniziare ad insegnare loro le faccende più semplici come il riordino o lo spolvero, per fare qualche esempio.

Io personalmente, non avendo il marito in casa spesso, ho acquistato il robot che pulisce i pavimenti in autonomia. La mattina lo faccio partire e nell’arco di un’ora mi ha spazzato tutti i pavimenti mentre io mi dedico ad altro. Inoltre con l’asciugatrice il bucato è più veloce e ho detto addio per sempre al ferro da stiro.

Quando la tecnologia ti rende davvero la vita più facile perchè non sfruttarla?

In secondo luogo, dividi le cose da fare e cerca di restare costante durante la settimana con le cose più piccole.

I piatti lavali sempre dopo cena, il bucato solo al mercoledì sera, i bagni la domenica mattina e via dicendo. Il concetto è quello di non accumulare tutte faccende tutte in una volta o dovrai dire addio al tuo meritato weekend di riposo o di vita in famiglia.

trucchi per aumentare la produttivita

4 piccoli consigli imperdibili per uno smart working con i fiocchi

  1. Non ti scoraggiare se all’inizio non riuscirai a fare tutto quello che ti eri prefissata. Ci vuole tempo per imparare ad essere realistici su quanto tempo certe mansioni richiedono.
  2. Sii flessibile. Gli imprevisti capitano (il computer si impalla, internet salta, tuo figlio si è fatto la pipì addosso, eccetera). Quando queste cose succedono pensa a come ottimizzare i tempi. Mentre aspetti che il tecnico ti sistemi il computer da remoto, puoi portarti avanti con altre faccende.
  3. Dai a te stessa e alla tua famiglia il tempo di adeguarsi alla situazione. Magari tu sei un fenomeno e in pochi giorni hai già organizzato la tua routine, e sei pronta a partire in quarta. Ma il tuo compagno e i tuoi bambini potrebbero fare più fatica ad abituarsi alle nuove routine e regole. Sii paziente e costante e vedrai che presto prenderete tutti il ritmo evitando discussioni inutili.
  4. Osserva cosa funziona e cosa no. A parole sono tutti bravi a dire “ci penso io”, ma poi succede che dopo i primi tentativi il tuo bambino proprio non ce la fa a resistere due ore senza chiederti dove sono i calzini. In quel caso inutile litigare per farglielo entrare in testa. Osserva i suoi punti di forza e cosa ti dà il massimo risultato col minimo sforzo e sfrutta al massimo quello.

Spero vivamente che questi trucchi ti siano utili a padroneggiare il tuo smart working alla grande. E tu, pensi che mi sono dimenticata qualcosa? Lasciaci un commento per farci sapere come va!

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Isabella Carfì Dyess

Isabella Carfì Dyess

Blogger e Mamma. 38 anni, vivo negli USA, sposata con Scott e mamma di Ethan e dei gemelli Luke e Logan. Appassionata di tante cose: dalla lettura allo sport (ex giocatrice di pallavolo), dalla musica al cibo, ecc. Ma da sempre alla ricerca di nuovi modi per ottenere il massimo col minimo sforzo 🙂 Difficile dire quale sia il mio lavoro a tempo pieno visto che sia da mamma che da blogger le mie giornate sono piene. Mi piace imparare sempre cose nuove e scovare trucchi per riuscire a conciliare tutto per vivere la vita che piace a me. Nel 2017 ho scoperto che il mondo digitale è l'unico che permette di ottenere la mia libertà finanziaria pur non trascurando la mia famiglia e così mi sono buttata a capofitto in questa avventura. Ed è stato amore a primo click.

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