Come organizzare la scrivania per essere più produttive

Scritto da Isabella Carfì Dyess

venerdì, Ago 28
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Come organizzare la scrivania della tua casa o del tuo ufficio per aumentare la tua produttività ed efficienza (anche se lavori da casa)

Che tu abbia il classico lavoro d’ufficio o un lavoro da casa poco importa. La tua postazione di lavoro riflette il tuo modo di lavorare ed è il principale strumento per restare sempre produttiva. È importante quindi capire non solo come organizzare la scrivania al meglio, ma anche farlo rispecchiando la tua personalità e le tue priorità nel lavoro. Per questa ragione andremo a vedere 5 semplici step per rendere la tua scrivania accogliente e ordinata, in modo che tu possa tirare fuori il meglio di te quando lavori!

E se non dovesse bastare, ti consiglio di leggere i miei trucchi su come aumentare la produttività quando lavori da casa.

Se ancora non ci conosci, però, vorremmo prima presentarci: siamo Elena e Isabella. Se vuoi scoprire più su di noi, leggi la nostra storia.
Il nostro blog si chiama “Il tuo why” proprio per aiutarti a restare focalizzata sul tuo perché: quel perché che ti fa balzare fuori dal letto ogni mattina con l’obiettivo di creare una vita che ami davvero. Crediamo fermamente che nel 2021 si possa creare un lavoro basato sui propri valori e interessi ed abbandonare definitivamente vite da ufficio 9.00-18.00 stressanti e frustranti. Il nostro obiettivo? Aiutarti a cambiare ed eliminare quelle scuse che ti tengono bloccata.

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Adesso che ci siamo presentate, bando alle ciance e torniamo al tema del nostro articolo!

Quando si parla di organizzare la scrivania non s’intende semplicemente tenere il più sgombro possibile il ripiano di lavoro e sbattere tutto nei cassetti lontano dalla vista (lontano dagli occhi…). Dovremmo invece imparare a sfruttare in modo efficiente ogni spazio del nostro angolo di lavoro, compresi cassetti e mensole.

La tua scrivania deve essere organizzata in modo da:

  • farti sentire sempre a tuo agio e mentalmente motivata
  • favorire la velocità di esecuzione delle varie mansioni
  • semplificare o addirittura eliminare passaggi inutili
  • trovare sempre ciò che ti serve
  • permetterti di essere più comoda possibile (considerando che ci passerai tante ore)

Se poi stai pensando di creare un ufficio in casa per la prima volta allora questi consigli ti saranno utili in partenza.

5 Semplici step per organizzare la scrivania di lavoro

Quando ti senti stressata e fai fatica a restare concentrata sul lavoro, a volte è davvero inutile cercare di forzare le cose. Forse è arrivato il momento di fare qualche cambiamento che ti farà tornare la voglia di lavorare e investire meglio quell’oretta che avresti passato a fissare lo schermo senza risultati.

Vediamo insieme pochi veloci passaggi che potrai mettere in pratica subito per organizzare la scrivania nel modo che più si addica a te e alla tua personalità e renda più piacevoli le ore di lavoro.

Inizia dal ripulire completamente la tua scrivania #1

Un bel decluttering come si deve è sicuramente il primo passo per iniziare. Elimina tutto dal tavolo, compreso il computer, tastiera, ecc e metti tutto per terra.

creare un ufficio in casa

Dopodichè siediti alla tua scrivania, magari dai una spolverata se necessario, e immaginati al lavoro. Fai proprio finta di avere una giornata super impegnata che richiede uno svolgimento veloce delle tue mansioni.

Memorizza dove ti viene spontaneo immaginare il computer, la tastiera, il blocco appunti e tutti gli accessori che usi più spesso e posizionali sul tavolo da lavoro.

Lascia per terra tutto ciò che pensi non sia necessario per ora.

Dopodichè passa a svuotare e riorganizzare anche i cassetti e butta via (o sposta su mensole o altri spazi della stanza) tutto ciò che non deve essere necessariamente a portata di mano.

Riposiziona i tuoi strumenti di lavoro in modo strategico #2

Se il far finta di lavorare su una scrivania vuota non ha dato i suoi frutti, allora puoi sempre ricorrere alla strategia che usa la maggior parte delle persone.

La nostra tendenza è quella di andare da sinistra a destra. Di solito è quindi comodo avere il computer, telefono, stampante, ecc a sinistra; uno spazio libero in mezzo per le cose più manuali e tutto ciò che è in “uscita” a destra (come posta, documenti da archiviare con relativa spillatrice, ecc).

Inoltre un altro trucco è quello di spingere gli accessori come lampade o altre cose “più statiche” alle estremità o, meglio ancora, appenderli al muro o tenerli su una mensola strategicamente posizionata al di sopra della scrivania.

Cerca di organizzare la scrivania in modo da avere più spazio possibile per muoverti. A nessuno piace restare confinati in spazi ristretti e, quando si è costrette a lavorare su scrivanie che hanno metà dello spazio che servirebbe, può diventare davvero frustrante.

Cerca quindi di eliminare tutto il superfluo e favorire una maggiore fluidità di lavoro.

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Dai un tocco personale #3

Sebbene stiamo cercando di risparmiare più spazio possibile, un tocco personale fa sempre bene alla mente e al cuore.

Una piantina, una fotografia o anche il tuo personale stile di colore nella scelta degli accessori può davvero farti sentire meno stressata. Anche l’occhio vuole la sua parte, come si suol dire e l’occhio è tuo. Quindi prenditi un po’ di tempo per divertirti a trovare il look che ti fa star bene.

Ecco alcuni esempi:

  • Foto di famiglia in una bella cornice
  • Frasi motivazionali
  • Piante
  • Mouse pad decorativo
  • Oggetti zen di vario genere

Sconsigliati invece la presenza di specchi o orologi appesi ai muri in quanto oggetti che distraggono molto. Uno specchietto per essere sicura di essere in ordine prima di un meeting ci sta, ma il suo posto è in uno dei cassetti per uso occasionale.

Se proprio vuoi usare uno specchio da muro per riflettere e sfruttare più a lungo la luce naturale allora cerca di posizionarlo alle tue spalle o comunque fuori dalla vista continua.

Sfrutta lo spazio sotto alla scrivania (ma come discarica) #4

A parte il ripiano della scrivania e i vari cassetti (se ne hai), è utile organizzare anche lo spazio al di sotto della scrivania.

Per prima cosa fai in modo che i vari cavi di computer, telefono e stampante siano tutti raggruppati a dovere. A parte il fastidio (fisico e visivo) di avere cavi ovunque, c’è anche da tenere da conto il fattore “sicurezza”. Assicurati di usare multiprese che puoi spegnere a fine giornata e nastri di velcro o raccogli cavi.

Puoi usare una scatola come quella qui sotto per nascondere i cavi.

  • Il raccogli cavi D-Line ha 3 buchi di ingresso/uscita per cavi sul retro - manterrai sempre un aspetto ordinato. Usa anche le canaline, I corrugati, I passacavi spiralati D-Line per I cavi di ingresso o di uscita.
  • La scatola portacavi D-Line nasconde e protegge I cavi e le prese multiple rendendo l'accesso ai bambini e gli animali domestici più difficile - Organizza i cavi in maniera da rendere i pavimenti più facili da pulire.
  • Organizzatore per cavi e prese multiple D-Line, utile per nascondere cavi sparsi per casa o I cavi di scrivanie in ufficio.
  • La scatola cavi D-Line presenta spigoli arrotondati ed una superficie rifinita che si adatta benissimo ad apparecchiature audio video di ultima generazione.
  • Nota! Il box cavi più piccolo è adatto per le comuni prese multiple a 4 vie fino a 280 mm di lunghezza.

In alternativa, vi sono anche delle guaine che permettono di inserire tutti i cavi in un unico tubo, per dare appunto molto più ordine alla vista. Un esempio è il prodotto qui sotto.

  • Raccogli Cavi 2 Pezzi: La confezione include 2 raccogliper la gestione dei cavi, ciascuna manica è lunga 1.5m, nera (diametro 26mm, può contenere fino a 8-10 cavi) e grigia (diametro 22mm, può contenere fino a 6-8 cavi)
  • Ordinato E Organizzato: L'avvolgimento del cordoncino è essenziale per proteggere il tuo bambino dai pericoli e proteggere i fili dalla masticazione di un animale domestico curioso, offrendoti un ambiente di lavoro e di vita sicuro, confortevole e divertente
  • Colore Alla Moda: Sono disponibili design a due colori, nero e grigio per adattarsi a qualsiasi sfondo nero o chiaro. Riordina tutto il tuo pasticcio di cavi
  • Lunghezza Fai-Da-Te: Il foro prefabbricato consente di sporgere facilmente i cavi senza tagliare; Il materiale flessibile consente la lunghezza fai-da-te, puoi tagliare queste maniche di gestione in modo casuale per soddisfare le tue esigenze
  • Rata Veloce: Soluzioni veloci per la copertura dei cavi con lo strumento guida, avvolgi le guaine di gestione dei cavi intorno ai cavi e in pochi secondi puoi goderti un ambiente di vita / lavoro ordinato e adorabile.

Piccola nota di onestà e trasparenza: i link qui sopra sono link affiliati, per cui se cliccherai sopra e acquisterai i tuoi cavi dal nostro blog, noi riceveremo una piccolissima somma (circa 1€, ma dipende ovviamente dagli acquisti che farai). Queste cifre ci permettono di continuare a dedicare sempre più tempo al blog e pubblicare articoli e guide utili! Ma ora torniamo a noi.

Se hai spazio extra a disposizione, puoi usare un carrellino a rotelle salvaspazio. Di quelli con diversi ripiani che si usano anche in cucina, hai presente? In questo modo puoi riporre ulteriori oggetti o strumenti di utilizzo quotidiano e tenerli a portata di mano senza ingombrare il pianale della scrivania.

Ad alcuni piace anche usare un porta tastiera estraibile al di sotto della scrivania. A me personalmente non piace perchè ti allontana dalla scrivania costringendoti a spingere avanti e indietro la tastiera mille volte. Ma per alcuni è comodo e di sicuro ti fa risparmiare spazio nel caso in cui usassi un computer desktop invece del portatile.

Organizzare la scrivania – niente di meglio degli organizers #5

Anche dopo aver fatto decluttering, aver scelto la disposizione ottimale di tutti i tuoi strumenti di lavoro e dato una bella ripulita, dopo una o due settimane di lavoro, spesso succede di ritornare quasi al punto di partenza.

Questo succede perchè, nonostante tutte le buone intenzioni, quando si è concentrati o magari di fretta, spesso lasciamo cose in giro pensando che ci ricorderemo di metterle via più tardi.

Ti suona familiare?

Quel “più tardi” però è spesso l’ultimo minuto prima che tu debba uscire di corsa dall’ufficio o addirittura ben oltre la fine dell’orario di lavoro e il rimettere a posto tutto passa decisamente in secondo piano.

Acquistando i giusti organizers invece potrai:

  • assegnare ad ogni oggetto il suo posto
  • risparmiare spazio sia nei cassetti che sul piano di lavoro
  • tenere tutto più ordinato e più a lungo
  • facilitare anche eventuali spostamenti

Magari ci vorrà qualche giorno per diventare costanti, ma quando avrai preso l’abitudine di rimettere subito a posto ciò che hai usato non dovrai più preoccuparti di dover riordinare a fine giornata, risparmiando tempo e stress.

Inoltre il sapere esattamente dove sono i tuoi accessori e strumenti ti permetterà di essere più veloce e produttiva.

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Organizzare la scrivania di lavoro in 5 step – ultime tips

Questi sono gli step più semplici e veloci che puoi mettere in atto fin da subito. Rivediamoli velocemente insieme:

  1. Sgombera la scrivania e immaginati a lavoro
  2. Riposiziona gli oggetti che usi più di frequente in modo strategico (come servono a te o da sinistra a destra)
  3. Dai un tocco personale
  4. Sfrutta (e organizza) anche lo spazio sotto alla scrivania
  5. Usa degli organizers sia per il piano che i cassetti della scrivania

Se poi vuoi andare più a fondo, eccoti alcune tips aggiuntive:

  • Sfrutta il digitale. Calendari e agende cartacee occupano spazio. Sincronizza tutto con computer, telefono e tablet e non mancherai più un appuntamento
  • Usa una sedia ergonomica
  • Tieni qualche detergente a portata di mano per ricordarti di spolverare la scrivania e pulire lo schermo del computer di tanto in tanto
  • Imposta una stazione di ricarica per i tuoi dispositivi mobili. Impazzire per trovare il caricabatteria del cellulare o tablet non è proprio il modo migliore per sfruttare il tempo di lavoro 🙂

Con questi trucchi riuscirai ad organizzare la scrivania del tuo ufficio in men che non si dica e ti sentirai subito motivata e decisamente più produttiva. Se tutto questo non dovesse essere sufficiente, leggi il mio articolo su come aumentare la produttività quando lavori da casa.

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Isabella Carfì Dyess

Isabella Carfì Dyess

Blogger e Mamma. 38 anni, vivo negli USA, sposata con Scott e mamma di Ethan e dei gemelli Luke e Logan. Appassionata di tante cose: dalla lettura allo sport (ex giocatrice di pallavolo), dalla musica al cibo, ecc. Ma da sempre alla ricerca di nuovi modi per ottenere il massimo col minimo sforzo 🙂 Difficile dire quale sia il mio lavoro a tempo pieno visto che sia da mamma che da blogger le mie giornate sono piene. Mi piace imparare sempre cose nuove e scovare trucchi per riuscire a conciliare tutto per vivere la vita che piace a me. Nel 2017 ho scoperto che il mondo digitale è l'unico che permette di ottenere la mia libertà finanziaria pur non trascurando la mia famiglia e così mi sono buttata a capofitto in questa avventura. Ed è stato amore a primo click.

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